La propagación del virus COVID-19, y los visos actuales de no poderse controlar en su totalidad en un tiempo considerable, está haciendo que nos tengamos que replantear la vida social de nuestras ciudades. Los expertos dicen además que este tipo de pandemias, pueden ser la gran amenaza de la sociedad actual para los próximos años. Por ello vemos que los modelos de vida, en lo personal y como colectividad-ocio, trabajo, relaciones personales y profesionales- que hace un mes ni se cuestionaban, van a tener que cambiar considerablemente. Cómo volver a reunirse, cómo utilizar los espacios públicos y, de qué modo las normas sanitarias que los estados impongan van a suponer un antes y un después para el uso de edificios públicos, y en concreto a nuestros espacios de trabajo; las oficinas.

Esto hará que, sin duda, la arquitectura y diseño de las mismas se vea afectado. Ya nos estamos preparando, pero no puede hacerse de la noche a la mañana, y a nuestro entender esta transición, tiene dos fases claras:

• Una primera, de la que hablaremos hoy, inmediata y que consistirá en medidas correctoras -de adaptación y modificación de lo existente- que minimicen los riesgos a medida que vamos aprendiendo del funcionamiento del propio contagio
• Otra radicalmente más profunda y a más largo plazo, que se basará en investigaciones tecnológicas –materialidades, calidad del aire, automatismos, limpiezas lumínicas, rediseño de conceptos, etc.- y en el conocimiento que aporte la vuelta paulatina al trabajo. Fase mucho más estructural y profunda que tendrá que empezar desde la misma concepción de los edificios

Para los trabajadores y empresarios hoy las preguntas iniciales son; ¿Qué puedo hacer desde ya? ¿Cómo adapto lo que tengo a esta nueva situación? ¿Qué medidas a corto plazo podemos implementar? En nuestra opinión, una serie de medidas de dos tipos: unas estructurales sobre la forma de trabajar, y otro grupo de acciones operativas que actuarán sobre los elementos físicos que disponemos: unas estratégicas y otras físicas

Estructuralmente, lo primero que debemos hacer es plantearnos nuestro propio trabajo. Según los expertos una de las principales medidas minimizadoras del contagio es la reducción de aforo y el menor tiempo posible de exposición a los focos de contagio, entonces me preguntaré ¿puedo reducir jornada? ¿puedo hacer dos turnos o jornadas y tener la mitad de aforo cubierto en cada una? ¿puedo hacer que determinadas personas puedan tele-trabajar sin ver afectado su rendimiento ni el de la empresa?

Una vez respondidas estas preguntas, evidentemente desde el diálogo y la conciliación, tal vez podamos reducir el número de personas presentes en las instalaciones de las empresas, mejor modo posible de minimizar contagios.

La estrategia es propia de cada sector y cada caso en particular, y ahí poco podemos ayudar desde el exterior de la organización, solamente decir en cuanto al tele-trabajo, que se debe de hacer de un modo saludable: por un lado poner los medios telemáticos y de comunicación con la empresa necesarios para que la conexión y el rendimiento de los equipos sea fluido y seguro, y por otro, en nuestras casas, intentar disponer de un espacio lo más adaptado posible para ello: con un nivel de luz aceptable, un plano de trabajo suficiente y cómodo para realizar las tareas. Sobre todo, una silla con unos mínimos ergonómicos ya que está demostrado que el 50 ó 60 % de los dolores de espalda relacionados con el trabajo sedentario, se asocian a una mala silla.

A nivel físico y operativo en el propio centro de trabajo, tenemos múltiples formas de intentar minimizar los contagios, e intentaremos enumerar unos cuantos de forma breve y según las tres zonas principales de actividad diaria; Accesos a las instalaciones, trabajo operativo y por ultimo reuniones y uso zonas comunes

En los accesos a las instalaciones debiéramos disponer de un sistema que permita a las personas descontaminar al menos calzado y manos, siempre cerca del felpudo de entrada para que la humedad que reciba el calzado pueda ser mínima, evitando así los resbalones que esta pudiese producir. El control de presencia, si disponemos de un sistema físico por huella digital o tarjeta, es otro punto a cuidar y un bote de gel, unos pañuelos de papel y una papelera con tapa, son necesarios en dicho control.

En empresas ya de un tamaño considerable o en las que tengamos un flujo importante de visitantes –exposición de productos o visitas comerciales frecuentes-, un sistema de control de aforo en la entrada es muy aconsejable y, si prevemos que puedan producirse esperas en los accesos, marcar con vinilos adhesivos o cintas extensibles espacios de espera acordes con la distancia de seguridad. Las citas programadas y el respetar los tiempos de atención a cada visitante serán también una buena práctica de minimización de riesgos.

Para acceder al resto de instalaciones indefectiblemente tendremos que usar ascensores y manillas de puertas, que tienen que ser manipuladas, por lo que el uso de guantes será necesario, así como extremar la limpieza de botones y pomos. La limpieza-desinfección de hall de entrada, escaleras y pasillos tendrá que ser muy frecuente.

El trabajo operativo en cada puesto ha de ser lo más responsable posible, tanto por parte del empresario como del trabajador. Para empezar en cualquier puesto o función, si podemos hacerlo con mascarilla o pantalla personal de protección, sería lo ideal, pero además si los puestos de trabajo son colectivos, y no guardan las distancias de protección –entre 1,5 y 2 metros entre personas- podremos adoptar distintas soluciones:

• Si el sistema de mobiliario me lo permite, mover los puestos hasta conseguir dichas distancias. No sería desaconsejable consultar a un profesional del diseño-equipamiento de oficinas como variar o redistribuir la oficina
• Si tenemos una oficina con sistemas de bench o puestos colectivos, que no se pueden variar en su disposición, el uso de separaciones en policarbonato, metacrilato, vidrio o melamina (materiales de desinfección fácil con alcohol o lejía) son una medida apropiada.
• Otra solución en este caso vendría de la conjunción de una medida estructural y otra operativa, y sería reducir el número de trabajadores en cada grupo de mesas y alternarlos.

Para estas zonas operativas, como generalidades, expondremos que también se dotarán de gel desinfectante y papeleras con tapa y pedal para tirar pañuelos de papel u otro tipo de residuo de carácter personal –mascarillas o guantes- También se debiera aumentar el número de percheros o proceder a la instalación de casilleros individuales para que los efectos personales de los operarios no estén en contacto unos con otros. Tengamos mucho cuidado con pizarras, tablones de anuncios y pantallas táctiles, por razones obvias.

Con los viajes de negocios limitados durante este tiempo, el trabajo comercial y directivo tiene que encontrar en la tecnología un sustituto a las visitas profesionales. Las teleconferencias serán la tónica habitual, y con la ayuda de profesionales podremos adaptar espacios menos utilizados, como salas de reuniones, salas de visitas, algún almacén o el propio puesto de trabajo para dicho propósito – tanto en tecnología como mobiliario. Por último, en lo referente a la actividad comercial, existe una tendencia a que el personal de este departamento disponga de un espacio con puestos de trabajo flotante que ocupaban aleatoriamente y según este disponible, llamada “hot-desking”, que en estos tiempos tendrá sí o sí que suspenderse, y asignar puestos a cada persona.

Salas de reuniones y uso zonas comunes, también necesitan un replanteamiento inmediato. Tal vez y con la situación actual de desconcierto inicial es posible que ni nos reunamos en grupos numerosos, y también es probable, que las reuniones de equipos completos no se reanuden de inmediato. Pero por desgracia son una actividad que se puede reducir sin duda, pero no desaparecer de la operatividad de una empresa. Una sala de reuniones-conferencias pensada para 12-14 personas podría ser reacondicionada como una sala de juntas para seis u ocho, y dotarlas de separadores móviles. En las áreas de descanso y espera, las sillas podrían estar más separadas. Podremos establecer turnos para tomar café, prescindir de fuentes colectivas de agua y utilizar botellas desechables para dicha necesidad, pero sobre todo extremar limpieza y desinfección de tales zonas.

A la espera de que el repensamiento general que hablábamos en un inicio de los espacios públicos, y que arquitectos, investigadores e interioristas marquen el camino de la oficina segura, hagamos lo que ahora está en nuestras manos como empresa para minimizar el riesgo al retomar una actividad normal, o quizá, digámoslo así, lo menos anormal posible.